Når en arbeidsprosess fungerer fordi én person husker alt, bærer den personen mer enn sin egen oppgave. Gode systemer gjør kunnskap tilgjengelig og gir mennesker rom til å gjøre en god jobb.
Kategori:
Systemtenkning og ledelse
Forfatter:
Ana Andersen
Lesetid:
4 min
Sted:
Norge
Dato:
Når én person holder hele prosessen i gang
Det er et mønster jeg stadig legger merke til i organisasjoner. En prosess fungerer fordi noen husker hvem som må spørres, hvor den siste filen ligger, hva som ble bestemt for tre møter siden og hvem som trenger en påminnelse.
Sett utenfra ser det ut som om virksomheten har kontroll. Men mye av sammenhengen finnes bare i hodet til én person. Når vedkommende er borte, blir arbeidet tregere og mer usikkert. Andre må lete etter informasjon, avklare beslutninger på nytt eller vente på noen som vet.
Jeg har blitt stadig mer opptatt av dette fordi det sier noe om hvilke betingelser vi gir folk for å lykkes. Å huske, tolke, purre og rydde opp krever kapasitet. Den kapasiteten kunne vært brukt på arbeid som trenger fagkunnskap, kreativitet og vurderingsevne.
For meg er gode systemer en form for omsorg. De reduserer usikkerheten folk må håndtere, og gjør det lettere å forstå hva som forventes.
Systemtenkning begynner med å se sammenhengene
Struktur blir ofte forbundet med flere godkjenninger, maler og rapporter. Jeg begynner heller med å undersøke hvor det oppstår unødvendig arbeid.
Er ansvaret uklart? Jobber ulike avdelinger mot mål som trekker i forskjellige retninger? Er viktig kunnskap utilgjengelig for dem som trenger den? Eller finnes det en strategi uten at noen har gjort den relevant for beslutningene som tas hver dag?
Det er her systemtenkning hjelper meg. Jeg ser på hvordan mennesker, mål og arbeidsprosesser påvirker hverandre. Problemet som blir synlig i én avdeling, kan ha oppstått i en beslutning et helt annet sted.
En avdeling kan for eksempel effektivisere sin egen del av en prosess ved å sende uavklarte spørsmål videre. På papiret går arbeidet raskere. For den som overtar, blir det mer å rydde opp i. Hvis vi bare måler den første delen, er det lett å overse hva forbedringen koster resten av virksomheten.
Tydelighet gir rom for faglig skjønn
Målet mitt er å finne den strukturen som faktisk hjelper. Det kan være et tydelig ansvar, et felles sted for beslutninger eller noen få prinsipper som gjør det mulig å handle uten å spørre hver gang.
Et godt system gjør at kunnskap blir igjen når noen slutter. Det gjør begrunnelsen bak en beslutning tilgjengelig. Og det hindrer at de samme avklaringene må tas om og om igjen.
Samtidig må det være plass til å vurdere situasjonen. Folk trenger tydelige forventninger og frihet til å bruke kompetansen sin. De trenger å vite hvem som har ansvar, og hvordan de kan utfordre en retning når noe ikke fungerer.
Jeg ser også verdien av hierarki når det bidrar til dette: når informasjon kommer frem, beslutninger blir tatt og ansvaret er forståelig. Strukturen mister verdi når den skaper så stor avstand til arbeidet at folk ikke får løst det de er der for å gjøre.
Arbeidsprosesser som tåler en vanlig hverdag
Det er nok derfor jeg vender tilbake til systemtenkning i så ulike fagområder som merkevare, kundeopplevelse, bærekraft og ledelse. Jeg er opptatt av betingelsene rundt arbeidet: Hva hjelper folk med å lykkes, og hva gjør oppgaven vanskeligere enn den trenger å være?
En god struktur må fungere også når noen er nye, kalenderen er full eller nøkkelpersonen er borte. Den må være forståelig nok til å brukes, og fleksibel nok til å tåle virkeligheten.
Kompleksitet vil alltid være en del av arbeidet. Men vi kan gjøre mye for at mennesker slipper å bære den delen av kompleksiteten som virksomheten kunne ha håndtert bedre.
Les også
01
Hvilket problem prøver vi egentlig å løse?
02
Hva gjør dette virkelig annerledes?
03
Kan folk faktisk bruke det?
04
Vil dette fortsatt gi mening om fem år?
05
Hvor kan AI gjøre en forskjell uten å erstatte dømmekraften?
06
Skaper dette verdi både for virksomheten og for menneskene den er til for?